Ce que les PME peuvent apprendre des startups sur la constitution des équipes

Constituer une équipe efficace est l’un des enjeux les plus importants pour une PME. Recruter les bonnes personnes, répartir les compétences, anticiper les besoins et faire évoluer l’organisation au rythme de l’activité demande du temps, des ressources et une certaine capacité d’adaptation. Pourtant, toutes les entreprises n’abordent pas cette question de la même manière.

Les startups, notamment lorsqu’elles sont en phase de développement, sont souvent confrontées à des contraintes fortes : budgets limités, croissance rapide, besoin de nouvelles compétences et nécessité de rester agiles face aux changements du marché. Pour répondre à ces contraintes, elles ont progressivement développé des méthodes de constitution des équipes qui peuvent être intéressantes pour les PME.

Il ne s’agit pas pour autant de reproduire intégralement le fonctionnement d’une startup. Une PME possède son propre historique, ses processus, ses clients, ses contraintes et sa culture d’entreprise. En revanche, certaines pratiques peuvent être adaptées : raisonner davantage en termes de compétences, faire appel à des ressources externes lorsque cela est pertinent, tester un besoin avant de recruter durablement ou encore utiliser davantage les outils numériques pour faciliter la collaboration.

Cette approche peut permettre aux PME de construire des équipes plus souples, capables d’évoluer avec l’activité, sans nécessairement augmenter immédiatement leur masse salariale.

Alors, que peuvent réellement apprendre les PME des startups lorsqu’il s’agit de constituer une équipe ? Et surtout, comment reprendre certaines de leurs pratiques sans perdre les avantages d’une organisation plus structurée ?

Une organisation qui évolue avec les besoins de l’entreprise

Dans une startup en développement, les priorités peuvent changer rapidement. Une entreprise peut avoir besoin d’un développeur au lancement, puis rechercher quelques mois plus tard un expert en acquisition, un spécialiste du référencement naturel ou une personne capable de structurer son service client.

Le problème est qu’il n’est pas toujours pertinent de recruter immédiatement un salarié à temps plein pour chaque nouvelle compétence.

Une PME peut être confrontée à la même situation. Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite développer sa présence en ligne. Elle peut avoir besoin de compétences en création de contenu, en SEO, en publicité digitale, en développement web ou encore en community management.

Mais cela ne signifie pas nécessairement qu’elle doit créer cinq postes différents.

Une approche plus flexible consiste à identifier les compétences réellement nécessaires, puis à déterminer la meilleure manière de les intégrer dans l’organisation. Certaines peuvent être couvertes en interne, tandis que d’autres peuvent être confiées ponctuellement à des ressources externes.

Cette logique permet de mieux adapter la taille et la composition de l’équipe au niveau réel d’activité.

Plus de souplesse pour accompagner la croissance

La flexibilité ne signifie pas uniquement réduire les coûts. Elle permet surtout à une entreprise de faire évoluer son organisation progressivement.

Une PME qui connaît une croissance rapide peut avoir besoin de nouvelles compétences sans savoir si cette activité deviendra suffisamment importante pour justifier un recrutement permanent.

Dans ce contexte, une équipe flexible permet de répondre rapidement au besoin tout en conservant une certaine marge de manœuvre.

C’est notamment intéressant pour les fonctions qui ne nécessitent pas forcément une présence à temps plein. La comptabilité, le développement informatique, le marketing digital, le support administratif ou encore certaines tâches de production de contenu peuvent, selon les situations, être organisés de différentes manières.

L’objectif n’est donc pas de remplacer systématiquement les salariés par des prestataires. Il s’agit plutôt de construire une organisation capable de combiner plusieurs types de ressources en fonction des besoins.

Construire une équipe autour des compétences plutôt que des intitulés de postes

Une autre leçon intéressante du fonctionnement des startups consiste à ne pas raisonner uniquement à partir des intitulés de postes.

Dans une organisation traditionnelle, on commence souvent par définir un poste : commercial, assistant administratif, développeur, responsable marketing, etc. Puis on recherche une personne correspondant à cette fiche de poste.

Une approche davantage centrée sur les compétences consiste à partir du problème à résoudre et des savoir-faire nécessaires pour y répondre.

Identifier les compétences réellement nécessaires

Avant de lancer un recrutement, une PME peut commencer par se poser une question simple : quelles compétences nous manquent réellement aujourd’hui ?

Cette question permet parfois de remettre en perspective le besoin initial.

Une entreprise qui pense avoir besoin d’un « responsable marketing » peut en réalité avoir principalement besoin de quelqu’un capable de gérer son référencement naturel, ses campagnes publicitaires et sa stratégie de contenu.

À l’inverse, elle peut découvrir que ses besoins sont beaucoup plus larges et qu’un seul profil ne pourra pas couvrir efficacement l’ensemble des missions.

Cette analyse par compétences permet donc d’éviter de créer des postes trop larges ou trop imprécis.

Elle facilite également la répartition des tâches entre les membres de l’équipe. Une personne peut être très performante sur certaines missions et moins pertinente sur d’autres. L’objectif est alors de construire une complémentarité plutôt que de chercher des profils capables de tout faire.

Pour une PME, cette méthode peut être particulièrement utile lorsqu’elle souhaite se développer sans multiplier les recrutements.

Favoriser la complémentarité entre les profils

Une équipe efficace n’est pas forcément composée de personnes ayant des profils similaires.

Au contraire, les compétences complémentaires peuvent permettre de couvrir davantage de besoins avec une équipe relativement restreinte.

Un commercial peut être excellent dans la relation client sans avoir les compétences nécessaires pour produire du contenu SEO. Un développeur peut maîtriser parfaitement la partie technique sans avoir vocation à gérer la communication de l’entreprise. Un assistant administratif peut être très efficace dans la gestion quotidienne sans devoir prendre en charge des missions marketing.

La constitution d’une équipe consiste donc aussi à identifier les complémentarités.

Pour une PME, cette réflexion peut permettre de mieux valoriser les compétences déjà présentes en interne. Avant de recruter, il peut être intéressant de faire le point sur les savoir-faire disponibles dans l’équipe et sur ceux qui pourraient être développés grâce à la formation.

Les compétences manquantes peuvent ensuite être recherchées à l’extérieur lorsque cela est plus pertinent.

Cette logique permet de construire une équipe qui repose moins sur des intitulés de postes figés et davantage sur un ensemble de compétences capables d’évoluer avec l’entreprise.

Savoir s’entourer de ressources externes au bon moment

Les startups ont également popularisé une autre manière de construire leurs équipes : faire appel à des ressources externes lorsque certaines compétences ne sont pas nécessaires en permanence.

Pour les PME, cette approche peut représenter une alternative intéressante lorsque le recrutement interne n’est pas encore justifié.

L’externalisation comme complément à l’équipe interne

Externaliser une mission ne signifie pas forcément déléguer une fonction entière à une entreprise extérieure.

Il peut simplement s’agir de confier certaines tâches ou certains projets à une ressource externe.

Une PME peut par exemple conserver la stratégie marketing en interne tout en externalisant une partie de la production de contenu. Elle peut garder la relation client tout en faisant appel à une équipe externe pour certaines tâches administratives. Elle peut également conserver la gestion de son infrastructure informatique tout en sollicitant ponctuellement un spécialiste pour des besoins spécifiques.

Cette organisation permet de conserver les compétences stratégiques au sein de l’entreprise tout en ajoutant de la capacité lorsque cela est nécessaire.

C’est particulièrement pertinent pour les PME qui souhaitent se développer sans recruter immédiatement sur chaque nouvelle fonction.

Accéder à des compétences sans créer immédiatement un poste

Le principal intérêt d’une ressource externe réside dans la possibilité d’accéder à une compétence sans devoir nécessairement créer un poste permanent.

Imaginons une PME qui souhaite améliorer son référencement naturel. Elle peut avoir besoin d’un accompagnement SEO pendant quelques mois afin de mettre en place une stratégie, optimiser son site et produire certains contenus.

Si le volume de travail ne justifie pas un poste à temps plein, faire appel à une ressource externe peut être une solution plus adaptée.

La même logique peut s’appliquer au développement informatique, à la création graphique, à la gestion administrative, au support client ou à certaines missions commerciales.

L’externalisation devient alors un outil de flexibilité.

Elle permet à l’entreprise d’augmenter ponctuellement sa capacité de production tout en conservant une structure interne maîtrisée.

Pour une PME, l’enjeu est surtout de savoir quelles activités doivent rester au cœur de l’entreprise et lesquelles peuvent être confiées à des partenaires spécialisés.

Tester une compétence avant de créer un poste permanent

Créer un poste représente un engagement important pour une entreprise. Il faut définir les missions, recruter, intégrer la personne, prévoir son évolution et supporter durablement le coût associé.

Or, certaines entreprises recrutent alors qu’elles ne savent pas encore si le besoin sera réellement durable.

Les startups ont tendance à expérimenter davantage avant de figer leur organisation. Cette logique peut également être intéressante pour les PME.

Valider le besoin avant de recruter

Lorsqu’une nouvelle activité apparaît, une PME peut commencer par tester son fonctionnement à petite échelle.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite développer un nouveau canal commercial. Elle ne sait pas encore si cette activité générera suffisamment de volume pour nécessiter un recrutement permanent.

Au lieu de créer immédiatement un poste, elle peut commencer par mettre en place une période de test avec une ressource externe.

Cette phase permet d’observer plusieurs éléments : le volume réel de travail, les résultats obtenus, les compétences nécessaires et la manière dont cette nouvelle activité s’intègre dans l’organisation existante.

Au terme de cette période, l’entreprise dispose de davantage d'informations pour décider de la suite.

Elle peut choisir de recruter, de poursuivre avec une ressource externe, de former une personne déjà présente dans l’équipe ou encore d'abandonner une activité qui ne répond finalement pas aux objectifs attendus.

Cette démarche réduit le risque de prendre trop rapidement une décision difficile à modifier.

Transformer progressivement une collaboration en fonction interne

Une collaboration externe peut également servir de phase préparatoire à un futur recrutement.

Une PME peut par exemple commencer à externaliser une fonction parce que le besoin est encore limité. Puis, si l’activité augmente progressivement, elle peut décider de créer un poste en interne.

Cette évolution permet de mieux comprendre le métier avant de recruter.

L’entreprise connaît déjà les tâches à réaliser, les outils utilisés et les compétences nécessaires. Elle peut donc construire une fiche de poste plus précise.

Le recrutement devient alors la conséquence d’un besoin confirmé plutôt que la réponse à une simple hypothèse.

Cette approche peut être particulièrement utile pour les PME en croissance qui doivent gérer plusieurs nouveaux besoins simultanément.

Elle permet de ne pas transformer chaque nouvelle mission en recrutement immédiat.

Utiliser la technologie pour faciliter la collaboration à distance

Les startups ont également largement intégré les outils numériques dans leur organisation. Messageries professionnelles, visioconférences, outils de gestion de projet, stockage cloud ou plateformes collaboratives permettent aujourd’hui de travailler avec des personnes qui ne se trouvent pas dans les mêmes locaux.

Pour les PME, ces technologies peuvent faciliter la constitution d’équipes hybrides et l’intégration de ressources externes.

Des outils pour coordonner des équipes dispersées

Travailler à distance nécessite une organisation claire.

Lorsqu’une partie de l’équipe se trouve dans les locaux et qu’une autre travaille à distance, les informations doivent pouvoir circuler facilement.

Les outils collaboratifs permettent notamment de centraliser les documents, suivre l’avancement des tâches, organiser les échanges et conserver un historique des décisions.

L’objectif n’est pas d’accumuler les outils.

Au contraire, une PME doit chercher à construire un environnement simple dans lequel chacun sait où trouver les informations et comment communiquer avec les autres membres de l’équipe.

Un outil de gestion de projet peut par exemple permettre de suivre les tâches. Une solution de visioconférence peut faciliter les réunions. Une messagerie professionnelle peut être utilisée pour les échanges rapides, tandis qu'un espace de stockage partagé permet de centraliser les documents.

Cette organisation devient encore plus importante lorsqu’une entreprise travaille avec des ressources externes.

La distance devient moins importante lorsque les processus sont clairs

La technologie facilite le travail à distance, mais elle ne résout pas tout.

Une collaboration réussie dépend aussi de la clarté des responsabilités, des délais et des attentes.

Lorsqu’une mission est confiée à une personne située dans une autre ville ou dans un autre pays, il est essentiel que les objectifs soient clairement définis.

Qui valide le travail ? À quelle fréquence faut-il faire un point ? Quels documents doivent être partagés ? Quels sont les délais ? Qui prend les décisions ?

Ces questions doivent être réglées dès le début.

Une PME qui souhaite travailler avec des ressources externes ou constituer une équipe hybride doit donc également réfléchir à ses processus internes.

C’est souvent cette organisation qui permet à la technologie de produire réellement ses effets.

La distance géographique devient alors moins problématique lorsque les méthodes de travail sont suffisamment structurées.

Ce que les PME peuvent reprendre du modèle startup sans copier son fonctionnement

S’inspirer des startups ne signifie pas transformer une PME en startup.

Les deux modèles répondent souvent à des réalités différentes. Une PME possède généralement une histoire, une clientèle, des processus et une organisation qui se sont construits dans le temps.

L’objectif est donc de retenir certaines pratiques intéressantes tout en les adaptant à son propre fonctionnement.

Privilégier l’agilité sans abandonner la structure

L’une des principales leçons que les PME peuvent retenir du modèle startup est l’importance de l’agilité.

Une entreprise n’a pas toujours besoin d’avoir une organisation figée pendant plusieurs années.

Les besoins peuvent évoluer. Certaines activités peuvent diminuer tandis que d’autres deviennent prioritaires. De nouvelles technologies peuvent apparaître. Les attentes des clients peuvent changer.

Une organisation capable d’adapter ses ressources à ces évolutions peut donc gagner en réactivité.

Mais l’agilité ne signifie pas l’absence de structure.

Une PME peut conserver des processus solides tout en introduisant davantage de flexibilité dans certaines fonctions.

Elle peut par exemple garder une équipe interne stable pour les activités stratégiques et faire appel à des compétences externes pour les projets ponctuels.

Elle peut également former ses collaborateurs afin qu’ils puissent progressivement élargir leurs compétences.

L’objectif est de trouver un équilibre entre stabilité et flexibilité.

Construire un modèle adapté à la réalité de l’entreprise

Chaque PME doit finalement construire son propre modèle.

Une entreprise industrielle n’aura pas les mêmes besoins qu’une agence de communication. Une société de services n’aura pas les mêmes contraintes qu’un commerce ou qu’une entreprise du bâtiment.

Il serait donc contre-productif de copier intégralement les méthodes d’une startup.

En revanche, certaines questions peuvent être utiles à toutes les entreprises :

De quelles compétences avons-nous réellement besoin aujourd’hui ?

Quelles compétences sont déjà disponibles en interne ?

Quelles compétences devons-nous développer ?

Quelles missions ne nécessitent pas forcément un poste permanent ?

Quels besoins pouvons-nous tester avant de recruter ?

Quelles fonctions doivent rester stratégiques en interne ?

Et pour quelles missions une ressource externe pourrait-elle nous apporter davantage de flexibilité ?

Cette réflexion permet de construire progressivement une organisation adaptée à la réalité de l’entreprise.

Une équipe flexible ne signifie pas une équipe moins engagée

Lorsqu’on parle de flexibilité, certaines PME peuvent craindre une perte de cohésion ou d’engagement.

Pourtant, flexibilité et implication ne sont pas nécessairement opposées.

Une organisation peut associer des salariés permanents, des collaborateurs à distance, des experts externes et des partenaires spécialisés tout en conservant une culture commune.

La clé réside dans la manière dont les rôles sont définis et coordonnés.

Une ressource externe doit savoir ce qu’elle doit réaliser, pourquoi elle le fait et avec qui elle doit collaborer. Les collaborateurs internes doivent également comprendre son rôle dans l’organisation.

La transparence est donc importante.

Il faut éviter que les ressources externes soient considérées comme de simples exécutants isolés. Lorsqu’elles participent à un projet important, elles doivent disposer du contexte nécessaire pour comprendre les enjeux.

À l’inverse, l’entreprise doit également définir clairement les limites de leur intervention.

Cette clarification permet d’éviter les doublons, les incompréhensions et les pertes de temps.

Repenser progressivement la constitution des équipes

La constitution d’une équipe n’est plus forcément un processus qui consiste uniquement à publier une offre d’emploi, recevoir des candidatures et recruter.

Pour de nombreuses PME, il peut être intéressant de réfléchir en plusieurs étapes.

D’abord, identifier le besoin.

Ensuite, déterminer les compétences nécessaires.

Puis évaluer ce qui peut être couvert par l’équipe actuelle.

Enfin, choisir la meilleure manière de compléter les compétences manquantes : formation, recrutement, freelance, sous-traitance, externalisation ou collaboration avec un partenaire spécialisé.

Cette démarche permet d’éviter une approche trop rigide.

Elle donne également davantage de visibilité au dirigeant sur les ressources réellement nécessaires pour accompagner la croissance de l’entreprise.

Dans certains cas, le recrutement sera évidemment la meilleure solution.

Dans d’autres, une collaboration externe pourra être plus adaptée.

Et dans certaines situations, le besoin pourra même être automatisé grâce à un outil ou une solution technologique.

L’enjeu est donc moins de choisir entre « interne » et « externe » que de construire une organisation cohérente avec les besoins réels de l’entreprise.

PME et startups : deux modèles différents, mais des problématiques communes

Même si les startups et les PME ne fonctionnent pas nécessairement de la même manière, elles peuvent rencontrer des problématiques similaires lorsqu’elles cherchent à se développer.

Toutes deux doivent identifier les compétences nécessaires, maîtriser leurs ressources et s’adapter à leur environnement.

Les startups ont souvent été contraintes de trouver rapidement des solutions flexibles parce qu’elles évoluent dans un contexte d’incertitude et de croissance.

Les PME peuvent s’inspirer de certaines de ces pratiques sans nécessairement modifier complètement leur organisation.

L’idée est surtout de sortir d’une logique dans laquelle chaque nouvelle compétence doit automatiquement donner lieu à un recrutement permanent.

Dans certains cas, recruter est indispensable.

Dans d’autres, une compétence peut être mobilisée ponctuellement.

Dans d’autres encore, elle peut être développée en interne.

Cette capacité à choisir la bonne solution au bon moment peut permettre à une PME de construire une équipe plus adaptée à ses besoins.

Une PME peut ainsi conserver son équipe cœur tout en s’appuyant sur des compétences complémentaires.

Chez Outokia, cette logique s’inscrit justement dans une approche d’accompagnement des entreprises qui souhaitent accéder à des compétences et à des ressources à distance, notamment depuis Madagascar.

L’objectif n’est pas de remplacer systématiquement les équipes internes, mais de permettre aux dirigeants de compléter leur organisation en fonction de leurs besoins.

Cela peut concerner des missions administratives, du support, de la relation client, de la saisie, du contenu ou d’autres activités pouvant être organisées à distance.

Conclusion : construire une équipe adaptée plutôt que reproduire un modèle

Les startups peuvent apporter plusieurs enseignements intéressants aux PME en matière de constitution des équipes.

Le premier consiste à accepter qu’une organisation puisse évoluer avec les besoins de l’entreprise. Les compétences nécessaires aujourd’hui ne seront pas forcément les mêmes demain.

Le deuxième consiste à raisonner davantage en termes de compétences plutôt qu’en intitulés de postes. Cette approche permet de mieux comprendre les besoins réels et d’éviter de recruter trop rapidement sur des fonctions mal définies.

Le troisième consiste à considérer les ressources externes comme un complément possible à l’équipe interne. Lorsqu’une compétence n’est pas nécessaire à temps plein, l’externalisation peut offrir une certaine flexibilité.

Les PME peuvent également tester une nouvelle activité ou une nouvelle compétence avant de créer un poste permanent. Cette phase d’expérimentation permet de confirmer le besoin et de prendre une décision avec davantage de recul.

Enfin, les outils numériques rendent aujourd’hui beaucoup plus simple la collaboration entre des personnes qui ne travaillent pas dans les mêmes locaux.

Mais le principal enseignement n’est pas de copier le fonctionnement des startups.

Une PME n’a pas besoin de devenir une startup pour gagner en agilité.

Elle peut simplement reprendre certaines pratiques adaptées à sa propre réalité : mieux identifier les compétences, renforcer les complémentarités, utiliser des ressources externes lorsque cela est pertinent et faire évoluer progressivement son organisation.

La constitution d’une équipe efficace ne repose donc pas uniquement sur le nombre de personnes recrutées. Elle dépend surtout de la capacité de l’entreprise à réunir les bonnes compétences, au bon moment, avec le bon niveau de flexibilité.

Pour une PME qui souhaite se développer, cette réflexion peut représenter un véritable levier : plutôt que de construire une équipe figée, il devient possible de construire une organisation capable d’évoluer avec l’entreprise.