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Date de publication : 07/10/24 

Calcul et mode de paiement d’une entreprise d’externalisation

L’externalisation est devenue une stratégie clé pour de nombreuses entreprises cherchant à se concentrer sur leur cœur de métier tout en réduisant les coûts. Cependant, comprendre comment sont calculés les frais d’externalisation et les options de paiement disponibles peut être délicat. Cet article explore en détail les méthodes de calcul des frais, les différentes modalités de paiement, et les options les plus courantes pour régler une entreprise d’externalisation.

1. Méthodes de calcul des frais d'externalisation : comment évaluer le coût des services sous-traités

Lorsqu'une entreprise décide d'externaliser certaines de ses activités, la première question est souvent : combien cela va-t-il coûter ? Le calcul des frais d'externalisation dépend de plusieurs facteurs, et il existe différentes approches pour évaluer ces coûts.

1.1 Facturation au temps passé

La méthode la plus courante pour évaluer le coût des services externalisés est la facturation au temps passé. Cela signifie que l’entreprise paie en fonction du nombre d’heures travaillées par le prestataire. Ce modèle est particulièrement adapté aux missions continues ou à long terme, comme la gestion des réseaux sociaux, le support client, ou la maintenance web.

  • Avantages : Ce modèle assure une grande transparence, car vous savez exactement combien de temps le prestataire a consacré à votre projet.
  • Inconvénients : Il peut être difficile de prévoir les coûts totaux à l’avance, surtout si le projet évolue ou si des imprévus surviennent.

1.2 Tarification au projet

Pour des missions ponctuelles ou spécifiques, il est courant de recourir à la tarification au projet. Dans ce cas, le prestataire vous donne un devis pour l’ensemble du projet, basé sur une estimation des ressources nécessaires (temps, expertise, outils).

  • Avantages : Ce modèle permet de contrôler précisément le budget, car le coût est fixé à l’avance.
  • Inconvénients : En cas de changement de périmètre, le prix peut être renégocié ou inclure des frais supplémentaires.

1.3 Paiement à la performance

Une autre option est le paiement à la performance, qui repose sur les résultats obtenus. Cela concerne souvent des services comme le marketing digital ou la génération de leads. Vous ne payez que si les objectifs convenus sont atteints.

  • Avantages : Ce modèle est avantageux si vous souhaitez réduire le risque financier, car vous ne payez que pour les résultats concrets.
  • Inconvénients : Les prestataires peuvent être plus réticents à accepter ce type d’accord, car il comporte des incertitudes pour eux.

1.4 Facturation selon un forfait mensuel

Les services récurrents (comme l’administration, la gestion comptable, ou le service client) sont souvent facturés sous forme de forfaits mensuels. Ce modèle est idéal pour les entreprises cherchant une externalisation à long terme.

  • Avantages : Il offre une visibilité claire sur les coûts mensuels et permet de planifier plus facilement les budgets.
  • Inconvénients : Cela peut ne pas être rentable pour les entreprises qui n'ont pas besoin d’un volume élevé de services chaque mois.

2. Modalités de paiement : quelles options pour régler une entreprise d’externalisation ?

Une fois les frais d’externalisation calculés, il est important de comprendre les modalités de paiement possibles. Les entreprises d’externalisation offrent généralement plusieurs options pour s'adapter aux besoins de leurs clients.

2.1 Paiement par virement bancaire

Le virement bancaire reste l'option la plus courante pour régler une entreprise d'externalisation, surtout dans les relations professionnelles. Il est sûr, traçable, et souvent gratuit.

  • Avantages : C’est un moyen simple et direct, qui permet de transférer de grandes sommes sans limites de plafond.
  • Inconvénients : Les virements internationaux peuvent parfois entraîner des frais supplémentaires ou des délais de traitement.

2.2 Paiement via des plateformes en ligne

Avec la mondialisation des services externalisés, les plateformes de paiement en ligne comme PayPal, Stripe, ou TransferWise sont de plus en plus populaires. Elles permettent des transactions rapides, souvent avec des frais moindres pour les paiements internationaux.

  • Avantages : Rapide et facile, avec des options pour différentes devises. Idéal pour les transactions fréquentes ou petites sommes.
  • Inconvénients : Des frais de transaction peuvent s'appliquer, en particulier pour les paiements internationaux ou en devises différentes.

2.3 Paiement par carte de crédit

Certaines entreprises d'externalisation acceptent les paiements par carte de crédit, surtout lorsqu’elles travaillent via des plateformes freelances. Cela permet de régler immédiatement les services après leur livraison.

  • Avantages : Rapide et pratique, surtout pour les petites entreprises. Il offre aussi une flexibilité avec les dates de paiement grâce aux facilités de crédit.
  • Inconvénients : Les frais de traitement des cartes de crédit peuvent être plus élevés que d'autres méthodes.

2.4 Paiement par prélèvement automatique

Pour des services récurrents, le prélèvement automatique est une bonne option. Cela permet de régler régulièrement sans avoir à gérer manuellement les paiements chaque mois.

  • Avantages : Automatisation des paiements, ce qui évite les retards et les oublis.
  • Inconvénients : Le client doit avoir suffisamment de fonds disponibles pour éviter les rejets de prélèvements.

3. Fréquence des paiements : mensualités, acomptes ou paiements à la livraison ?

En plus des méthodes de paiement, la fréquence des paiements est un aspect crucial dans les relations entre les entreprises et leurs prestataires. Il existe plusieurs approches, chacune adaptée à différents types de services et de projets.

3.1 Paiement à la livraison

Pour des projets ponctuels ou à court terme, le paiement à la livraison est souvent privilégié. Le prestataire termine le travail, et une fois validé par le client, le paiement est effectué.

  • Avantages : Le client est assuré de payer uniquement pour le travail terminé et conforme à ses attentes.
  • Inconvénients : Cela peut poser un risque pour le prestataire en cas de non-paiement ou de désaccord sur le travail livré.

3.2 Paiement en acompte

Pour des projets de longue durée, le paiement en plusieurs acomptes est une option courante. Cela signifie qu’une partie est payée à la signature du contrat, puis à des jalons définis au fur et à mesure de l’avancement du projet.

  • Avantages : Permet au prestataire d'assurer sa trésorerie pendant la durée du projet, tandis que le client n’a pas à payer la totalité dès le départ.
  • Inconvénients : Les clients doivent s'engager financièrement dès le début du projet, même avant de voir le résultat final.

3.3 Paiement mensuel

Pour les collaborations à long terme ou les services récurrents, le paiement mensuel est souvent la norme. Le client reçoit une facture à la fin de chaque mois pour les services rendus.

  • Avantages : C'est un modèle simple à gérer pour les deux parties, et il permet de maintenir une continuité dans les paiements.
  • Inconvénients : Pour les services irréguliers, cela peut entraîner des différences dans les montants dus chaque mois, compliquant la gestion budgétaire.

Le calcul et le paiement des services d’externalisation sont des éléments cruciaux à maîtriser pour toute entreprise souhaitant collaborer efficacement avec un prestataire externe. Comprendre les différentes méthodes de calcul des frais, choisir la bonne option de paiement, et définir une fréquence adaptée permet de bâtir une relation professionnelle solide, sans mauvaises surprises. Quelle que soit l'approche choisie, une communication transparente et une planification claire sont essentielles pour assurer le succès de toute collaboration externalisée.

Auteur(trice)
Miora Ramanoelina
Miora possède 10 ans d'expérience dans la sous-traitance sur Madagascar. Assistante administrative de la société Outokia, elle aborde à travers différentes thématiques tous les aspects liés à cet univers. Suivez l'auteur pour rester à jour sur les dernières tendances et analyses liées à l'externalisation avec Madagascar.

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