Quelle que soit la taille d’une entreprise, il y a certaines tâches récurrentes qui sont extrêmement chronophages et qui empiètent même sur le cœur de métier de l’organisation. Le recrutement d’un assistant personnel pour déléguer ces tâches peut s’avérer être une solution intéressante. Actuellement, il est beaucoup plus avantageux de faire appel à l’externalisation qui présente de nombreux avantages, et pas seulement financiers. L’assistant virtuel est en mesure de sous-traiter un grand nombre de missions dans l’entreprise et de permettre ainsi l’optimisation de l’activité et de consacrer tout le temps qu’il faut au cœur de métier.

Quelles sont les activités à confier à un assistant virtuel ?

Concrètement, les tâches que l’on peut confier à un assistant virtuel sont très nombreuses et variées. Néanmoins, parmi les plus chronophages, vois celles qui se prêtent particulièrement à l’externalisation :

  • Les tâches administratives

Un assistant virtuel est en mesure de prendre en charge toute la partie administrative d’un poste et ainsi permettre d’alléger l’emploi du temps des cadres et des employés de l’entreprise. Ainsi, il peut se charger de la gestion des mails, de la mise à jour des agendas de toute l’équipe, d’effectuer une prise de rendez-vous, de s’occuper de toutes les démarches administratives chronophages mais essentielles au quotidien, etc. Il s’agit en fait d’une secrétaire personnelle, mais qui travaille à distance en s’aidant des nouvelles technologies qui sont aujourd’hui de plus en plus performantes pour réaliser ces différentes missions.

  • Les activités d’e-commerce

La gestion d’un magasin en ligne est une activité nécessitant beaucoup de temps et qui demande la réalisation de tâches récurrentes telle que la rédaction de fiches produits, la mise à jour du catalogue, le traitement des mails et des réclamations de la clientèle, etc. Un assistant virtuel est en mesure de les effectuer à votre place. Il peut aussi s’occuper de tout le support client (téléphone, mail et courrier). Enfin, s’il possède des compétences en SEO, il est également en mesure de travailler le référencement et l’optimisation du site web de l’entreprise, le tout sans avoir à poser un pied dans l’entreprise.

  • Le service recrutement

Le recrutement est un service-clé au sein de l’entreprise et les tâches y sont très nombreuses, en plus d’être répétitives et longues. En effet, on y effectue la saisies des CV conformes aux modèles standards dont l’entreprise use, la mise à jour de ces derniers suite aux appels ou aux mails des candidats, la gestion et création de compte au sein des plateformes de recrutement, la gestion de l’emploi du temps de l’ensemble des membres de l’équipe, et bien d’autres encore. En externalisation ces missions et en les confiant à un assistant virtuel, l’entreprise peut optimiser l’organisation de son travail.

Quels sont les avantages à travailler avec un assistant personnel virtuel ?

Les avantages que l’entreprise peut tirer de l’externalisation de certaines tâches en les confiant à un assistant virtuel sont très nombreux. Les plus intéressants sont les suivants :

  • L’assistant virtuel permet à l’entreprise de gagner beaucoup de temps,
  • La productivité est augmentée puisque débarrassés des tâches chronophages, les employés sont en mesure de se consacrer uniquement sur le cœur de l’activité de l’entreprise ;
  •  Enfin, l’entreprise contrôle ses dépenses en économisant sur la totalité des charges liées à l’emploi du temps partiel ou plein pour réaliser les missions et ainsi en pouvant allouer plus de budget dans les secteurs plus importants pour la société.