Pourquoi recruter ou superviser un assistant virtuel ?
L’assistant personnel à distance ou assistant virtuel dédié assure plusieurs missions et gère des tâches quotidiennes. Il se charge des tâches à faible valeur ajoutée qui s’avèrent souvent chronophages.
L’assistant virtuel dédié, ou le gain énorme de temps
Le dirigeant d’entreprise passe des heures par semaine à organiser son emploi de temps. Entre les allers-retours d’emails, caler (ou décaler) un rendez-vous, gérer le planning, créer un évènement ou encore organiser une réunion, etc. Le chef d’entreprise réalise qu’il ne peut plus continuer seul. Il a besoin d’une assistance opérationnelle avec le concours d’un assistant virtuel dédié. Cet assistant virtuel à distance offre un énorme gain de temps au responsable d’entreprise. Il offre un gain de productivité pour l’entreprise en général. En effet, il se chargera d’organiser les tâches à faible valeur ajoutée.
L’assistant virtuel (VA en anglais) est un prestataire indépendant ou appartenant à une société d’externalisation. Il propose des services administratifs pour différents types de clientèles, société, particulier, entrepreneur. Outre la gestion du planning et de rendez-vous, un assistant à distance s’occupe de la saisie de textes, la prise ou l’émission d’appels, du webdesign, du support marketing, de la comptabilité, la traduction, de la recherche sur le web, des business plans, etc. La liste des tâches à réaliser est communiquée directement au VA par mail, téléphone, Skype ou sur la plateforme du site du prestataire.
Déléguer son travail à un VA
Nombre de catégories de personnes ont recours aux services d’un assistant virtuel dédié. On retrouve des écrivains, auteurs, chefs d’entreprise, conférenciers, coachs personnels, entrepreneurs. Les besoins sont multiples en matière d’assistance à distance. Les entreprises ayant un besoin ponctuel de ressource, les projets en développement ou encore les entreprises ne disposant pas de budget pour embaucher. Recruter ou superviser un assistant virtuel dédié est la solution ! Cela permet par exemple de déléguer la programmation et la diffusion de posts sur les réseaux sociaux, de mettre en forme et de diffuser la newsletter ou des articles de blog, de gérer son agenda et ses emails et de déléguer le suivi administratif (compatibilité, facturation, contrat, recouvrement).
Recruter ou superviser un assistant virtuel dédié est économique. Le client paie le montant du projet et n’engage aucune dépense de comptabilité. Le VA peut remplacer momentanément un membre d’une équipe parti en congé. L’assistant virtuel dédié travaille à distance, le client n’a donc pas besoin d’investir en équipements (ordinateur, meuble de bureau, local). Les VA travaillent suivant des horaires flexibles. L’assistant virtuel travaille sans besoin de supervision, cependant pour une équipe de plusieurs VA, il est possible de recruter de la même façon un responsable afin de superviser un assistant virtuel dédié par petit projet.
Superviser un assistant virtuel pour garantir un service de qualité
Bien que le VA soit efficace, il a ses propres limites, superviser un assistant virtuel est une double assurance. A cet effet, les sociétés prestataires de services d’assistants à distance proposent des encadreurs. Ils élaborent avec les clients (par des briefings) un template standard, un document modèle de base à remplir par le VA dans la réalisation des tâches récurrentes. Le superviseur parle couramment la langue du client et transmet clairement les consignes de celui-ci aux équipes de VA. Pour un travail collaboratif avec un VA indépendant, il existe une multitude d’outils bureautiques. On retrouve ainsi Google Drive ou Dropbox offrant la possibilité de travailler et de synchroniser les mêmes fichiers.
