Assistante virtuelle à recruter pour la compétitivité

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Assistante virtuelle au téléphone en train de lire des documents

Une assistante virtuelle personnelle peut faire partie d’une société d’externalisation ou exercée en tant qu’entrepreneur indépendant. Elle fournit en général des services de secrétariat, d’assistance comptable, de traitements de données ou d’accueil téléphonique. Ces prestataires de services peuvent aussi offrir des services spécialisés. On peut ainsi trouver la gestion de la relation client, la promotion web 2.0, le développement de sites web et l’infographie. On peut également profiter de services dans les domaines de la télévente et du télémarketing, ou encore la gestion du recrutement.

L’assistante virtuelle se charge d’effectuer les tâches chronophages d’une entreprise. La société peut donc mobiliser ses ressources vers le cœur de métier de celle-ci. L’externalisation de ces activités est ainsi une décision capitale afin d’optimiser les ressources de l’entreprise. Et cela génère une augmentation significative de la productivité : gain de temps, meilleure gestion des dépenses et des charges fixes, suppression des locaux, coût amorti des ressources humaines. Quelles sont les tâches précises à confier à votre assistant personnel virtuel ?

Les 3 domaines clés garantis par une assistante virtuelle personnelle

Recruter une assistante virtuelle est rentable! Mais il faut au préalable comprendre pour quels besoins faire appel à ce type de prestataire. Dans le domaine administratif, un assistant personnel virtuel se charge d’effectuer les formalités usuelles (déclaration, bilan, comptabilité, etc.), gère les mails et prend note des rendez-vous. Dans ce cas de figure, on parle le plus souvent de secrétaire personnelle ou télé-secrétaire.

Le second domaine a trait au marketing et à la gestion de la relation client avec l’univers du e-commerce. Plusieurs agences spécialistes du numérique mettent à la disposition de leur clientèle des ressources. Elles seront aptes à prendre en charge divers projets. On retrouve ici la création de sites web, de gestion d’une boutique en ligne, la création de fiches produits… L’assistant personnel peut s’occuper de la partie support client. C’est-à-dire le traitement des demandes par mail ou par téléphone, l’enquête de satisfaction, la prospection de leads. Si l’assistant possède des connaissances en SEO (référencement), ce dernier peut travailler l’optimisation d’un site ou animer une communauté (Community Manager).

Le recrutement en entreprise est crucial, c’est pourquoi ce processus fera partie du domaine du DRH ou d’un cabinet de recrutement externe. Cependant, recruter un assistant virtuel à cet effet peut être intéressant pour certaines tâches répétitives et chronophages. Il peut ainsi s’occuper de la saisie et mise à jour de CV, recherche et stratégie de conquête des talents, gestion de l’organisation du travail.

Recruter une assistante virtuelle est primordial pour vous? Il faut savoir préparer le terrain en quelques étapes pour une collaboration gagnante :

  • Établir des objectifs précis : pour quoi faire et pour quelle attente ?
  • Établir les consignes avec des schémas
  • Mise en place de reporting, avec des rendez-vous réguliers
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