Les grands principes d’une assistante virtuelle

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Le métier d’assistante personnelle a toujours existé depuis fort longtemps. Récemment, il a évolué grâce à la propagation des pratiques d’externalisation. Actuellement, la majorité des entrepreneurs préfèrent avoir une assistante virtuelle pour les aider dans leurs tâches au lieu d’engager un assistant personnel en local. Ils préfèrent opter pour une externalisation de cette fonction. Externaliser leur permet en effet de réduire les charges générées par le recrutement d’un assistant personnel !

L’apparition de l’assistance virtuelle a bouleversé l’organisation interne d’une entreprise. Disposer d’une assistante à distance est l’une des options privilégiées par de nombreuses entreprises. Cela permet de diminuer les charges internes et de se focaliser sur des tâches importantes en déléguant celles qui ont moins de valeur.

Cette assistante virtuelle est une personne travaillant à distance pour le compte d’un chef d’entreprise ou d’un responsable de département. Elle est chargée des tâches comme la programmation des rendez-vous, la gestion des mails, les appels téléphoniques, la gestion de l’agenda. Pour réaliser ces tâches, un assistant virtuel doit disposer de certains principes de base qui lui permet d’effectuer un travail efficace et performant. Quels sont donc ces principes ?

Disposer d’un vrai sens de l’organisation : indispensable pour une assistante virtuelle

Un assistant virtuel disposant d’un sens de l’organisation a la capacité de s’adapter facilement aux nouvelles tâches liées à son poste. Le sens de l’organisation est un atout important pour un assistant à distance. Savoir gérer son temps et ses tâches d’assistance est un défi majeur qu’il doit relever chaque jour.

Ce principe est fondamental pour un assistant virtuel ! Il lui permet de créer un lien de confiance avec son employeur. Il sera ainsi plus facile pour ce dernier de lui confier des tâches en toute confiance sans avoir des aprioris.

Un assistant virtuel efficace doit avoir un sens de l’organisation. Pour cela, il doit disposer de méthodes particulières de travail comme savoir planifier les tâches à effectuer dans les jours qui suivent, réaliser des listes sur les différentes tâches dont il doit se charger, cerner les tâches prioritaires et se focaliser sur les tâches prioritaires.

Développer une autodiscipline et une flexibilité dans son métier

Le métier d’assistante virtuelle consiste à travailler chez soi sans aucune obligation de présence dans les locaux d’une entreprise. Afin de réaliser ce type d’emploi, un assistant virtuel doit savoir s’autodiscipliner.

L’autodiscipline est définie comme l’art de savoir se discipliner soi-même sans être sous la pression ou sous le contrôle d’une personne extérieure. Elle est liée au développement personnel. Être capable de s’autodiscipliner est, pour un travailleur, un moyen de se motiver davantage afin de réussir les objectifs de travail qu’il s’est fixés.

Pour un assistant virtuel, la motivation est un élément essentiel qui lui permet d’être plus performant et efficient dans la réalisation de ses missions à distance. La capacité à mieux gérer son temps n’est pas seulement une question de sens de l’organisation. Elle est également en lien avec l’autodiscipline.

Mise à part l’autodiscipline, être flexible est une exigence en tant qu’assistant virtuel. En cas de missions urgentes, un assistant virtuel doit être disponible pour son employeur. La flexibilité dans son emploi lui permet de s’adapter à tout type de tâches pour pouvoir les gérer.

Avoir les compétences et les savoir-faire nécessaires dans son domaine

Chaque travail nécessite de posséder les compétences et les savoir-faire indispensables à sa réalisation. Dans le cas du métier d’assistante virtuelle, des compétences spécifiques sont essentielles.

Un assistant virtuel doit, en premier lieu, savoir manipuler les outils technologiques et différents types de logiciels liés à son travail. Parmi ces logiciels, ceux qu’il faut fondamentalement maîtriser sont le logiciel de traitement de textes (Word), celui pour le traitement de tableaux (Excel), celui permettant de gérer les mails (Outlook, Gmail, Yahoo Mail….), ainsi que les outils de visioconférence et de communication (Skype, Hangouts …).

Outre la maîtrise des outils technologiques, les compétences linguistiques, en maitrisant deux langues au minimum, sont un atout considérable dans le milieu de l’assistanat à distance. Cela donne à l’entreprise la possibilité d’entrer en relation avec des clients étrangers grâce aux compétences linguistiques de leur assistant virtuel.

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