Les grands principes d’une assistante virtuelle

Le métier d’assistante personnelle a toujours existé depuis fort longtemps. Récemment, il a évolué grâce à la propagation des pratiques d’externalisation. Actuellement, la majorité des entrepreneurs préfèrent avoir une assistante virtuelle pour les aider dans leurs tâches au lieu d’engager un assistant personnel en local. Ils préfèrent opter pour une externalisation de cette fonction. Externaliser leur permet en effet de réduire les charges générées par le recrutement d’un assistant personnel !

L’apparition de l’assistance virtuelle a bouleversé l’organisation interne d’une entreprise. Disposer d’une assistante à distance est l’une des options privilégiées par de nombreuses entreprises. Cela permet de diminuer les charges internes et de se focaliser sur des tâches importantes en déléguant celles qui ont moins de valeur.

Cette assistante virtuelle est une personne travaillant à distance pour le compte d’un chef d’entreprise ou d’un responsable de département. Elle est chargée des tâches comme la programmation des rendez-vous, la gestion des mails, les appels téléphoniques, la gestion de l’agenda. Pour réaliser ces tâches, un assistant virtuel doit disposer de certains principes de base qui lui permet d’effectuer un travail efficace et performant. Quels sont donc ces principes ?

Disposer d’un vrai sens de l’organisation : indispensable pour une assistante virtuelle

Un assistant virtuel disposant d’un sens de l’organisation a la capacité de s’adapter facilement aux nouvelles tâches liées à son poste. Le sens de l’organisation est un atout important pour un assistant à distance. Savoir gérer son temps et ses tâches d’assistance est un défi majeur qu’il doit relever chaque jour.

Ce principe est fondamental pour un assistant virtuel ! Il lui permet de créer un lien de confiance avec son employeur. Il sera ainsi plus facile pour ce dernier de lui confier des tâches en toute confiance sans avoir des aprioris.

Un assistant virtuel efficace doit avoir un sens de l’organisation. Pour cela, il doit disposer de méthodes particulières de travail comme savoir planifier les tâches à effectuer dans les jours qui suivent, réaliser des listes sur les différentes tâches dont il doit se charger, cerner les tâches prioritaires et se focaliser sur les tâches prioritaires.

Développer une autodiscipline et une flexibilité dans son métier

Le métier d’assistante virtuelle consiste à travailler chez soi sans aucune obligation de présence dans les locaux d’une entreprise. Afin de réaliser ce type d’emploi, un assistant virtuel doit savoir s’autodiscipliner.

L’autodiscipline est définie comme l’art de savoir se discipliner soi-même sans être sous la pression ou sous le contrôle d’une personne extérieure. Elle est liée au développement personnel. Être capable de s’autodiscipliner est, pour un travailleur, un moyen de se motiver davantage afin de réussir les objectifs de travail qu’il s’est fixés.

Pour un assistant virtuel, la motivation est un élément essentiel qui lui permet d’être plus performant et efficient dans la réalisation de ses missions à distance. La capacité à mieux gérer son temps n’est pas seulement une question de sens de l’organisation. Elle est également en lien avec l’autodiscipline.

Mise à part l’autodiscipline, être flexible est une exigence en tant qu’assistant virtuel. En cas de missions urgentes, un assistant virtuel doit être disponible pour son employeur. La flexibilité dans son emploi lui permet de s’adapter à tout type de tâches pour pouvoir les gérer.

Avoir les compétences et les savoir-faire nécessaires dans son domaine

Chaque travail nécessite de posséder les compétences et les savoir-faire indispensables à sa réalisation. Dans le cas du métier d’assistante virtuelle, des compétences spécifiques sont essentielles.

Un assistant virtuel doit, en premier lieu, savoir manipuler les outils technologiques et différents types de logiciels liés à son travail. Parmi ces logiciels, ceux qu’il faut fondamentalement maîtriser sont le logiciel de traitement de textes (Word), celui pour le traitement de tableaux (Excel), celui permettant de gérer les mails (Outlook, Gmail, Yahoo Mail….), ainsi que les outils de visioconférence et de communication (Skype, Hangouts …).

Outre la maîtrise des outils technologiques, les compétences linguistiques, en maitrisant deux langues au minimum, sont un atout considérable dans le milieu de l’assistanat à distance. Cela donne à l’entreprise la possibilité d’entrer en relation avec des clients étrangers grâce aux compétences linguistiques de leur assistant virtuel.

Les avantages d’avoir un assistant personnel

Pour un entrepreneur, jongler entre sa vie personnelle et sa profession est une opération des plus difficiles. De la concentration, de l’attention et de l’énergie sont nécessaires dans l’exécution des tâches et des responsabilités se rattachant à ce poste. Comment bien établir son planning et organiser ses rendez-vous d’affaires, gérer son agenda et son carnet d’adresses ? Prendre un assistant personnel à son service est l’option stratégique qui apportera une solution à ces préoccupations !

Un gestionnaire ou un chef d’entreprise doit disposer de toutes ses capacités de contrôle et de gestion de son travail au quotidien. Toutefois, tôt ou tard, le jour viendra où ces flux incessants de travail seront hors de contrôle. Le chef d’entreprise sera englouti dans d’innombrables responsabilités, que ce soit professionnelles ou personnelles. C’est là qu’entrera en jeu l’assistant personnel qui deviendra une aide majeure et indispensable dans l’exercice de ses fonctions et la gestion de sa vie familiale. En un mot, faire appel au service d’un assistant offre des avantages considérables !

S’occuper des petites besognes de la vie professionnelle et de la vie privée

Avoir un assistant permet de pouvoir compter professionnellement sur une épaule forte pour parvenir à mieux gérer sa position à haute responsabilité et éviter les pressions et l’entassement du travail perpétuel.  Avoir un assistant est aussi un moyen de disposer de plus de temps pour se concentrer sur les tâches les plus importantes. Il sera d’une aide précieuse pour gérer et effectuer les tâches les plus simples. Tout cela constitue une stratégie efficiente afin d’augmenter la productivité de l’entreprise.

Un assistant personnel est un atout pour réussir à manager efficacement son business ainsi que sa vie privée. Il a pour principale fonction d’organiser les rendez-vous et les différents déplacements professionnels, de rédiger, de préparer des dossiers et des rapports, de rechercher des informations et de collecter des données pour aider dans une prise de décision.

Dans le cadre de la vie personnelle, disposer d’un assistant offre également de nombreux privilèges. Par exemple, il ou elle peut aider à organiser les sorties de la famille, prendre les enfants à l’école, faire les courses …

Pouvoir déléguer des tâches à un assistant personnel sans inquiétude

Savoir déléguer certaines de ses tâches est l’un des principes fondamentaux pour désigner un excellent gestionnaire d’entreprise. L’homme ne dispose que de deux mains, donc il est clairement difficile pour lui d’exécuter ou de contrôler différentes tâches en même temps.

C’est pourquoi il est important de réaliser la délégation de quelques-unes de ses responsabilités à un assistant. Il est à noter que les tâches déléguées à un assistant doivent correspondre à ses compétences et ses qualifications. Comment voulez-vous qu’il réussisse à exécuter une mission qui n’est pas dans ses cordes ?

En résumé, un assistant personnel est une personne fiable et professionnelle qui est spécialisée dans l’assistanat d’une personne à haute responsabilité au sein d’une organisation. Il contribue à l’amélioration de la gestion du temps et des prises de responsabilité de la personne qu’il assiste. Son rôle principal est d’aider un chef d’entreprise ou une personne placée dans la direction d’un service ou d’un département à se décharger de certaines tâches moins lourdes afin de pouvoir se concentrer sur celles qui contribuent à optimiser son business ou son travail.

Question autour du prix d’une prestation de rédaction web

Comment évaluer le prix d’un redacteur web dédié ? Qu’il se dénomme pigiste, journaliste ou rédacteur web ou copywriter, le tarif de ce professionnel de l’écriture s’adapte à chaque besoin du client, son statut (freelance ou en agence) et la localisation de ce dernier.

À propos de l’écriture Web…

En rédaction web, le style d’écriture diffère considérablement du monde de la presse écrite. Les règles imposent un style répondant aux exigences de moteurs de recherche, liées directement        aux habitudes de « consommation » des internautes. Il s’agit donc pour le rédacteur web, de produire du contenu apportant une forte valeur ajoutée dans l’expérience de navigation de l’internaute ! L’écriture doit être ainsi concise, avec un style dynamique et largement accessible (rapidement compréhensible).

En plus du style propre à l’écriture, le rédacteur web doit considérer la dimension interactive du web : illustrations, liens hypertextes, densité de mots-clés, balises, partage sur les réseaux sociaux, commentaires, etc. Google ou les autres moteurs de recherche priorisent ainsi les sites ou les blogs accordant une réelle valeur ajoutée à l’expérience de navigation par des textes informatifs, inédits et bien organisés.

Quels sont les critères déterminants du prix d’un redacteur web dédié ?

Le rédacteur personnel web freelance ou en agence est la personne qui se charge de produire des contenus. Ces contenus peuvent être divers, de l’article de blog à la Newsletter, un texte commercial, en passant par des fiches produits pour alimenter le catalogue d’une boutique (eCommerce ou site web de commerce physique). Les contenus peuvent aussi être des articles de fond ou un communiqué de presse.

Le prix d’un redacteur web dédié (tarif) varie non seulement selon :

  • Le statut du rédacteur, freelance ou salarié en agence web ;
  • Son pays (externalisation nearshore / offshore) ;
  • Son expérience (la somme sera d’autant plus importante en fonction de l’expérience du rédacteur pour des raisons de qualité rédactionnelle) ;
  • Le calibrage du texte (nombre de caractères / de mots)
  • Le temps alloué pour la recherche d’informations (sources fournies par le client, le temps passé à la recherche d’infos pouvant être facturé)
  • Si le rédacteur doit intégrer ou non le texte sur le site web ou blog (techniques de référencement).

L’unité de mesure du prix d’un rédacteur web dédié est largement la « facture au mot », bien que dans la profession, les rédacteurs rodés établissent des factures au « Feuillet ». Cette autre unité, plus précise, se calcule en nombre de caractères (nombre de signes espaces compris), soit 1500 signes. Certains professionnels préfèrent établir des devis en horaire, ou parfois à la journée.

Comment facilement trouver un assistant virtuel offshore ?

Déléguer une partie de son travail ou confier un projet tout entier, gagner du temps, se concentrer sur son cœur de métier ou mobiliser son équipe sur des tâchez à plus fortes valeurs ajoutées… Voici des exemples qui poussent nombreuses sociétés à rechercher un assistant personnel virtuel !

L’adoption de l’externalisation des services est une réalité actuelle qui s’amplifie avec la tendance de l’assistant personnel virtuel. Vue il y a quelques années comme une option pour les chefs d’entreprise, elle s’impose désormais comme un vecteur de réussite en termes de coût et de performance. Plusieurs missions clés sont confiées à des professionnels de l’externalisation offshore.

Trouver un assistant virtuel, la solution offshore…

Aujourd’hui, pour trouver un assistant virtuel, plusieurs solutions s’offrent à vous, dont la plus en vogue est le recours à un assistant virtuel offshore. Une agence d’externalisation offshore permet de sous-traiter des fonctions clés au sein de votre établissement avec des équipes parfaitement entraînées et rodées pour mener à bien vos projets. L’avantage de remédier à un assistant personnel virtuel offshore réside tout d’abord dans la flexibilité : cet assistant est disponible en permanence au quotidien afin de prendre en charge les tâches administratives (prise de rendez-vous, gestion d’agenda, démarches administratives), la recherche d’information, les tâches commerciales (création de fiches produits, mise à jour de catalogue en ligne), ou plus techniques, et bien sûr la rédaction de contenus. Chaque prestataire offshore permet au donneur d’ordre de trouver un assistant virtuel facilement et rapidement.

L’expérience et le savoir-faire constituent le second bénéfice qu’apporte un projet d’externalisation avec un assistant personnel virtuel. Ce professionnel de métier a été spécialement formé pour les tâches auxquelles il est assigné, ajouté à ses années d’expérience passées en collaboration avec nombreux donneurs d’ordre.

Le coût plus faible en comparaison aux tarifs des agences d’externalisation en Europe ne doit pas être pris à la légère dans la décision de trouver un assistant virtuel offshore. Enfin, il n’existe aucune barrière de langue dans la collaboration avec des agences offshore : toutes les équipes maîtrisent la langue de travail (français ou anglais).

La gestion de la relation client et le webmarketing

La relation client est un domaine d’activité nécessitant des ressources, tant sur le plan matériel et surtout sur le plan humain. L’assistant personnel virtuel habilité à cette activité gère différents canaux, emails, téléphone, réseaux sociaux, site de la marque, etc. Il maîtrise les techniques de communication et peut prendre en charge le service webmarketing. Il s’agira alors d’aider une marque à asseoir sa présence sur Internet par le biais d’animation de blog et de réseaux sociaux (à large spectre ou spécifiques), de rédaction de contenus ciblés, etc. Dans un secteur plus spécifique, celui du référencement, trouver un assistant virtuel SEO ouvre la porte des possibilités de s’offrir une ressource qualifiée apte à comprendre le monde des moteurs de recherche et leur évolution.

Sous-traiter le community management

Etant donné la place qu’ils ont pris dans le quotidien des consommateurs, la gestion des réseaux sociaux s’inscrit aujourd’hui dans la stratégie de l’entreprise. Une méthode de gestion de la relation client s’impose donc. L’objectif est de maintenir une image positive de la marque et de retenir les clients.

La question qui se pose est de savoir si l’externalisation reste un choix stratégique dans ce contexte. Le coût est souvent le paramètre fondamental qui pousse les donneurs d’ordre à sous-traiter. Toutefois, d’autres éléments sont à prendre en compte. La décision ainsi que le choix du prestataire demandent donc une mûre réflexion.

Pourquoi externaliser le community management ?

Plusieurs raisons incitent les entreprises à sous-traiter la gestion des réseaux sociaux.

Externaliser pour maîtriser son budget

En dehors du montant de la prestation en lui-même, la possibilité de maîtriser le budget est le facteur qui amènent les entreprises à sous-traiter. Effectivement, externaliser donne à celles-ci la possibilité de prévoir le budget pour la réalisation du travail. Les prix sont généralement définis en avance avec le prestataire.

La souplesse des prestataires permet également d’opter pour un contrat de courte durée, le temps de la réalisation d’un travail en particulier. Ainsi, l’entreprise aura à payer pour la prestation demandée uniquement et pour la durée de celle-ci.

Bénéficier de l’expertise d’une agence digitale

La gestion de la relation client sur le Web requiert des connaissances et des compétences particulières. E-reputation, image de marque, clients mécontents et commentaires négatifs sont des exemples de ceux que le community manager aura à gérer.

Travailler avec une agence digitale est donc l’assurance de mettre les tâches entre les mains de community managers compétents. L’agence externe appuie également l’entreprise pour la mise en place d’une stratégie réseaux sociaux performante. Elle apportera son savoir-faire et de nouvelles visions pour améliorer l’image de celle-ci.

Avoir une équipe dédiée à la gestion de la communication sur les médias sociaux

La gestion de la communication sur les médias sociaux implique de s’occuper de la relation client ainsi que de l’image de l’entreprise. Elle demande donc du temps, pour publier du contenu ou répondre aux avis et commentaires des abonnés par exemple.

Avoir un community manager, qui se consacre entièrement à cette tâche, est donc indispensable. Sa contribution évite un compte d’entreprise inactif ou des mécontentements de la part des clients. En outre, sous-traiter donne à l’équipe interne la possibilité de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.

Profiter d’un service sur-mesure

Que ce soit pour des activités à court ou à long terme, le prestataire sera en mesure de proposer un service qui y correspond. De même, il est possible de sous-traiter tout ou une partie des activités reliées au community management. Dans ce cas, le prestataire proposera une offre ou un pack qui répond aux besoins de l’entreprise.

Quelles tâches sous-traiter ?

Création et publication de contenu, veille informationnelle et concurrentielle, animation des communautés, gestion de la relation client sont autant de tâches dont s’occupe un community manager. Toutes peuvent être confiées à une agence web externe.

Il appartient donc au donneur d’ordre de définir la partie à externaliser. Dans certains cas, l’entreprise choisit de combiner internalisation et externalisation. Ainsi, une partie des tâches restera entre les mains d’une équipe en interne. Celle-ci peut par exemple décider des contenus à publier tandis que les community managers externes se chargent de la veille, de la publication et de la gestion des réactions des clients.

Comment choisir un prestataire en community management ?

Quelques critères sont à prendre en compte pour choisir un bon prestataire en community management :

  • L’image de l’entreprise prestataire et son expertise : quelles sont ses références ? Quelle est sa notoriété ? Ces éléments donnent déjà une idée de ses compétences. Si elle possède une bonne réputation, c’est un signe que l’entreprise se trouve parmi les meilleures agences dans le domaine ;
  • Les solutions et le service disponibles : quelles sont les prestations proposées ? Est-ce que le prestataire est en mesure d’assurer les missions à externaliser ?
  • Les qualifications de l’équipe : est-ce que l’équipe est formée et qualifiée pour entreprendre le travail de community management ? Quelles sont les qualifications dont elle dispose ? Ces qualifications permettent de savoir si cette équipe sera capable de réaliser les activités à lui confier comme il se doit ;
  • Le coût de la prestation : bien évidemment, il faut comparer les tarifs proposés par différentes agences avant de décider. Toutefois, il faut en même temps tenir compte des compétences et qualifications de l’agence sans se contenter uniquement de voir un prix compétitif.

Le rôle du community manager est crucial pour développer l’image et la notoriété d’une marque. Ainsi, cette tâche nécessite de réels investissements et compétences. Pour cette raison, l’externalisation se présente comme une alternative stratégique.

Pourquoi opter pour un assistant virtuel ?

Bien que le concept ne date pas d’hier, le recrutement d’assistant virtuel provoque encore une sorte d’appréhension auprès de certains. Ce personnel qui travaille à distance pour le compte d’une entreprise ou d’un particulier permet pourtant un gain de temps considérable et par la même occasion un coût d’investissement maîtrisé.

Autour des avantages du télésecrétariat

C’était dans les années 80 que le phénomène de l’assistance virtuelle a fait son apparition timide. Depuis, de nombreuses expériences ont démontrées qu’il s’agit d’une solution abordable, pratique et surtout efficace pour une entreprise en développement. Capable de réaliser exactement les mêmes tâches qu’un assistant travaillant dans le bureau, un assistant virtuel  peut même devenir le bras droit de l’employé pour l’organisation interne. Il permet un gain de temps considérable puisqu’en lui confiant les tâches ordinaires comme les contacts de relance téléphoniques ou la mise à jour des courriers, l’entreprise peut se consacrer pleinement à son activité. La diminution des coûts est aussi un autre avantage avec le télésecrétariat. L’engagement de ce type de personnel ne se fait en effet qu’au moment où la société en a le plus besoin. Et comme il appartient à l’employé de définir le meilleur créneau pour faire intervenir l’assistant, il sera en mesure de maitriser le budget alloué. Enfin, comme il travaille à distance pour le compte de la société, l’assistant virtuel ne prend pas du tout d’espace.

Dénicher facilement un assistant virtuel fiable

Grâce à internet, il est dorénavant plus facile de trouver un ou une assistant(e) virtuel(le) compétent(e). De plus en plus de prestataires investissent en effet dans ce type d’offre et proposent des télésecretaires qualifiés dont certains sont polyglottes. Un assistant virtuel, grâce à son savoir faire, sera l’idéal pour mieux repartir les missions à accomplir selon l’emploi du temps. Bien entendu, il est important de recruter pour ce métier délicat des personnes intégres au risque d’exposer à des tiers les informations confidentielles de l’entreprise. Et c’est ainsi qu’il faut choisir un assistant virtuel qui répond à des critères sérieux et stricts, réactif, autonome et évidemment diplômé. L’établissement d’un cahier de charge va aussi de choix pour une qualité de travail optimisée. C’est dans ce contexte qu’un tel assistant sera en mesure de suivre à la lettre tous les consignes qui lui sont donnés pour l’accomplissement d’un projet.

Assistant virtuel : limite de son intervention

Organisation de l’agenda, prise de rendez-vous, gestion d’évènements ou encore la lecture et les réponses des mails sont autant de tâches que peuvent effectuer un assistant virtuel. C’est son absence physique dans le lieu de travail qui sera donc son limite. Ce qui au final ne constitue pas vraiment un frein pour ce personnel qui travaille à distance à en juger par les choses qu’il peut accomplir. Effectivement, il sera en mesure d’effectuer chez lui les tâches administratives qui lui sont confiées  puisqu’il est déjà censé disposer detous les outils et matériels nécessaires : ordinateur, téléphone, imprimante, etc.

Quel est le tarif d’un assistant virtuel dédié ?

Dans le monde des entreprises et dans une optique d’externalisation du secrétariat, l’assistante virtuelle remplace progressivement la traditionnelle secrétaire. Les entreprises économisent ainsi de l’argent, du temps et sont de surcroît plus compétitives…

Pourquoi dois-je déléguer à mon assistant virtuel ?

Le VA dédié (acronyme pour virtual assistant) est plus polyvalent qu’une secrétaire, travaillant en ligne et à distance, ce professionnel peut gérer plusieurs missions :

  • Gestion des tâches administratives
  • Recherche de contacts personnel et professionnels dans le cadre de prospection
  • Mise à jour de fichiers et classement sur des systèmes de Cloud
  • Gestion des mails, des newsletters et des comptes sur les réseaux sociaux
  • Gestion de l’Agenda et des rendez-vous
  • Prise et émission d’appels
  • Organisation de réunion, de voyage d’affaires…

La recherche assistant virtuel dédié pour collaborer, c’est confier certaines activités à un professionnel qui connaît le business du commanditaire, ses procédures et ses attentes.

Les agences d’assistanat virtuel de outsourcing proposent un support client, comptable, une équipe d’assistantes e-Commerce et souvent des assistants à distance dédiés dans le domaine du webmarketing. Au sein de ces agences, on retrouve également des assistantes virtuelles désignées dans la gestion du recrutement, épaulant le département RH dans la gestion et la réception de CV et de LM, ou la recherche de profils de candidats.

Dans des activités plus techniques, l’assistant à distance se charge de la saisie de données ou de l’encodage.

L’assistante virtuelle est disponible de jour comme de nuit. La différence avec ce professionnel par rapport à une secrétaire, c’est que l’assistant virtuel a une spécialisation dans des métiers qui demandent des compétences techniques et une bonne culture du web interactif. La recherche d’assistant virtuel pour beaucoup d’entreprises, c’est de pouvoir bénéficier de coûts attractifs de par une collaboration efficace sur le long terme.

Quel est le coût d’un assistant virtuel ?

Le gros avantage de l’assistante virtuelle, c’est qu’elle ne facture que le temps travaillé (contrairement à la secrétaire). Plusieurs formules sont admises selon les prestataires, formules à l’heure, à mi-temps ou à temps plein, abonnement mensuel ou forfait annuel… Les outils collaboratifs seront à la charge de l’assistant virtuel.

Et les tarifs sont très aléatoires pour la recherche assistant virtuel, cela varie :

  • coût d’un assistant virtuel sans engagement, 10€ l’heure (facturé à l’unité sur une base de 15 minutes 2.50€) pour 1 heure de travail journalier)
  • abonnement de 1h à 2h travaillée quotidiennement facturé au mois entre 45€ et 145€ (5h de travail / mois),
  • tarif demi-journée, soit une base de 3h45 par demi journée donnant au final 75h travaillées pendant 20 jours à 500€ mensuel
  • pour la recherche assistant virtuel offre Premium, le coût d’un assistant virtuel oscille aux alentours de 300€ délai des missions de 24h pour les jours travaillés du lundi au vendredi), 500€ pour un délai de travail de 12h (jours travaillés du lundi au samedi). Pour un délai de mission de 6 heures pour un travail 7/7, le tarif est de 1500€.

Assistant personnel virtuel : la solution qu’il vous faut

Fondamentalement, un assistant personnel virtuel ne peut pas accomplir des tâches réclamant de la présence physique comme celle de vous apporter du café dans votre bureau, par exemple. Ceci, parce que travaillant à distance, il ne sera pas présent au bureau. Mais sa grande utilité réside surtout dans son aptitude à effectuer diverses tâches administratives de base pour l’entreprise comme de la comptabilité et la communication professionnelle. Point ci-dessous sur ce sujet.

Pourquoi embaucher un assistant qui ne sera pas présent 100% physiquement ?

Il y a de quoi être perplexe au tout début, à se demander si l’embauche d’un assistant personnel virtuel sera une bonne idée. Mais en faisant le tour de la question, on se rend compte vite de nombreux avantages à travailler avec cette personne qui travaille pour le compte de l’entreprise, sans y être présent physiquement. Il y a tout d’abord son aptitude à remplir efficacement les missions habituellement confiées à un assistant travaillant au bureau. Sur le plan budgétaire, ce type d’embauche permet la maitrise des dépenses car elle peut se faire en fonction des besoins. Ce dernier peut en effet privilégier le télésecrétariat pour l’aider à traverser une période chargée. Toujours pour la question d’argent, notons qu’embaucher un assistant virtuel permet la réduction des coûts. Effectivement, bon nombre de ces travailleurs autonomes préfèrent être recrutés sur une base horaire. Et bien que cela soit évoqué rarement, le gain de place reste l’avantage évident avec un télésecrétaire. Tout simplement parce que sans besoin d’occuper le bureau, l’assistant va mener à bien chez lui les missions qui lui sont confiées et ce, avec ses propres outils et matériels (téléphone, ordinateur, etc.)

Quand embaucher un assistant personnel virtuel ?

Ce type d’embauche peut s’effectuer en fonction des besoins de l’entreprise. Ce qui veut dire qu’il ne s’agit pas souvent d’un contrat à durée indéterminée. Il arrive qu’un assistant personnel virtuel n’intervienne que pour dépanner la société en cas de commandes importantes simplement. Possibilité aussi de recruter plusieurs assistants de ce type, pour effectuer de nombreuses tâches lorsque l’entreprise traverse une période surchargée. Quoi qu’il en soit, cet assistant sera la solution pour ceux souhaitant être déchargés des tâches administratives courantes. Par ailleurs en termes d’efficacité, aucun souci n’est à signaler puisque les personnes qui postulent pour un poste d’assistant personnel virtuel disposent de la compétence nécessaire. Diplômés et profitant parfois de plusieurs années d’expérience en la matière, ils sont en mesure d’assumer pleinement le travail !

Comment recruter un assistant virtuel ?

Beaucoup d’employés passent par une agence pour le recrutement d’un assistant personnel virtuel fiable. Ceci parce que les agences de recrutement respectent un processus d’embauche plus strictes et proposent souvent au préalable des formations aux assistants. Dans bien des cas, certaines agences pratiquent même une politique de remboursement comme pour assurer les employeurs sur l’efficacité de ces assistants virtuels. Mais si l’employé décide de passer par internet pour annoncer le recrutement de son assistant virtuel, il a le choix entre les sites d’annonces ou publier l’offre sur le propre site de sa société.

Une agence web ou une rédactrice web freelance?

De notre temps, internet prend une place considérable dans la vie de tous les jours. Jeunes, adultes et vieux se connectent tous en permanence sur la toile pour s’informer, rester en contact avec des proches, chercher un produit ou un service… c’est pourquoi la présence en ligne est incontournable pour les entreprises qui veulent davantage développer leurs marchés. Toutefois, disposer d’un site internet ou d’un blog ne suffit pas, il est crucial d’y publier constamment du contenu web.

La production de contenu web est une tâche difficile qui requière du temps, des efforts, de la créativité et des compétences spécifiques en rédaction de contenu pour le web. En conséquence, les entreprises en ligne préfèrent recourir à l’externalisation ou l’outsourcing de cette tâche afin de bénéficier de plus d’expertise et de réussir leurs stratégies en ligne. Néanmoins, le choix entre les possibilités d’externalisation se pose. Faut-il contacter une agence de rédaction web, ou bien un rédacteur ou une rédactrice web freelance ?

Les raisons pour faire de l’outsourcing pour la rédaction web

Pourquoi prendre la solution de l’externalisation ou l’outsourcing pour la rédaction de ses contenus web ?

Un site internet est la carte visite virtuelle d’une entreprise, puisqu’il reflète son image, ses valeurs, son expertise et notamment ses prestations. Même si le graphisme et l’ergonomie d’un site est parfait, le contenu proposé fait toute la différence. A cet égard, une entreprise en ligne qui veut réussir son commerce, se doit de mettre en place une stratégie de contenus marketing performante et efficace.

Une stratégie de contenus marketing ou aussi connu stratégie content marketing est basée sur la production de contenus à haute valeur ajoutée, ainsi que sur leurs publications sur un site internet, un blog ou sur les réseaux sociaux en vue d’atteindre certaines objectifs marketings : renforcer la notoriété et la visibilité de l’entreprise, développer des leads, convertir les prospects et maintenir leurs intérêts vis-à-vis du site de l’entreprise.

En effet, des contenus pertinents et percutants répondant aux attentes des internautes et des mobinautes sont les éléments majeurs pour réussir à atteindre ces objectifs. Ce genre de contenu captive les lecteurs cibles, et permet ainsi d’accroître le trafic d’un site.

C’est pourquoi, il est capital de mettre toutes les chances de son côté en s’adressant à des professionnels pour la création de contenus optimisés et captivants. L’outsourcing de la rédaction web entraine de nombreuses prérogatives pour l’entreprise qui constitue des raisons valables pour s’adresser à une agence de rédaction web ou un rédacteur web indépendant, ou bien une rédactrice web freelance :

  • gain de l’entreprise en réactivité,
  • accès aux experts dans le secteur de la rédaction web pour un coût moyen afin de réduire le temps et le budget consacré,
  • concentration sur l’activité principale de l’entreprise,
  • création de partenariat et ouverture à des collaborations externes.

Agence de rédaction ou rédacteur/rédactrice web freelance, qui choisir ?

Vous souhaitez réussir votre stratégie de contenu et atteindre les objectifs de votre marketing digital ? Pour cela, vous avez décidé de passer à l’externalisation offshore. Le seul dilemme que vous rencontrez maintenant est de choisir entre une agence de rédaction web ou un rédacteur professionnel indépendant ?

Deux possibilités s’offrent à une entreprise qui veut confier sa rédaction de contenus web à un tiers : soit faire appel à une agence de rédaction web soit s’adresser directement à un rédacteur ou une rédactrice web freelance.

Externaliser sa rédaction web auprès d’un rédacteur professionnel indépendant signifie travailler avec une seule et même personne. L’avantage principale se trouve dans le coût alloué pour ses prestations, quant à l’inconvénient, le travail en équipe met enjeu plusieurs compétences que le travail individuel.

Etant donné que la rédaction web nécessite davantage une compréhension des techniques de communication en ligne, du jargon du web et des stratagèmes de référencement, prendre un rédacteur indépendant peut s’avérer risquer et moins avantageux pour une entreprise. D’où contacter une agence de rédaction web est plus compétente et efficace pour une solution d’externalisation de la production de contenus.

Les avantages apportés par une agence de rédaction web

Une agence offshore de rédaction de contenus reste le moyen le plus adéquat si vous optez pour l’externalisation de la production régulière de vos contenus web. Le recours à une entreprise extérieure pour rédiger ses contenus de site internet, de blog ou de publication sur les réseaux sociaux offre différentes avantages à une entreprise :

  • Avantage côté organisation

Une agence de rédaction web dispose d’une structure bien organisée. Sa prestation est due à un travail d’équipe où chacun possède une tâche spécifique mais collabore ensemble en toute cohésion.

Pour créer son équipe de rédaction web, une agence possède un processus organisée : recrutement d’un rédacteur qualifié, audit des différents travaux réalisés, suivi d’un cahier des charges.

  • Avantage en matière de continuité des prestations de rédaction web

La disponibilité est un élément qui favorise une agence web. Un rédacteur indépendant peut parfois être indisponible et interrompre une prestation, mais avec une agence web vous êtes sûr d’avoir la continuité d’une prestation de rédaction.

  • Un rendu de qualité garanti

Une agence de rédaction web est spécialisée dans ce qu’elle fait. Elle sélectionne soigneusement et embauche des rédacteurs compétents et assidus dans leur travail, ce qui évite à l’entreprise client certains tâches inconvénients : tri et sélection du rédacteur performant.

Le contenu rédigé par un rédacteur dans une agence web est bien examiné et contrôlé, si bien que le rendu du produit fini à livrer répond aux attentes et aux exigences de l’entreprise client.

  • Une prestation complète de rédaction et de SEO

En agence, le travail d’équipe est mis en valeur. Le rédacteur ne travail pas seul pour garantir à l’entreprise client un contenu qui séduira les audiences cibles sur la toile.

Avec la participation d’expert en référencement, le contenu produit auprès d’une agence web assure également une optimisation de la visibilité ou du positionnement du site ou du blog de l’entreprise client. Disposant du savoir-faire et des compétences de rédaction et de SEO, l’agence web est plus opportune pour une solution d’externalisation ou d’outsourcing de sa rédaction de contenus.

Pour conclure, plus un site est visible sur les moteurs de recherche, plus il gagne en visiteurs. Et vis versa ! Pour cela, la production de contenu de qualité à base régulier est la clé de réussite d’une entreprise en ligne. Etant donné que c’est un travail ardu qui nécessite temps et compétences, l’externalisation de cette tâche est la solution pour les entreprises souhaitant développer leur business sur la toile.

Externaliser ? Agence de rédaction web ? Ou rédacteur/rédactrice web freelance ? Un choix pas forcement difficile à faire si vous constatez les inconvénients et les avantages de l’un et l’autre.

Pourquoi recruter ou superviser un assistant virtuel ?

loupe sur une photo avec un visage avec du code binaire

L’assistant personnel à distance ou assistant virtuel dédié assure plusieurs missions et gère des tâches quotidiennes. Il se charge des tâches à faible valeur ajoutée qui s’avèrent souvent chronophages.

L’assistant virtuel dédié, ou le gain énorme de temps

Le dirigeant d’entreprise passe des heures par semaine à organiser son emploi de temps. Entre les allers-retours d’emails, caler (ou décaler) un rendez-vous, gérer le planning, créer un évènement ou encore organiser une réunion, etc. Le chef d’entreprise réalise qu’il ne peut plus continuer seul. Il a besoin d’une assistance opérationnelle avec le concours d’un assistant virtuel dédié. Cet assistant virtuel à distance offre un énorme gain de temps au responsable d’entreprise. Il offre un gain de productivité pour l’entreprise en général. En effet, il se chargera d’organiser les tâches à faible valeur ajoutée.

loupe sur une photo avec un visage avec du code binaireL’assistant virtuel (VA en anglais) est un prestataire indépendant ou appartenant à une société d’externalisation. Il propose des services administratifs pour différents types de clientèles, société, particulier, entrepreneur. Outre la gestion du planning et de rendez-vous, un assistant à distance s’occupe de la saisie de textes, la prise ou l’émission d’appels, du webdesign, du support marketing, de la comptabilité, la traduction, de la recherche sur le web, des business plans, etc. La liste des tâches à réaliser est communiquée directement au VA par mail, téléphone, Skype ou sur la plateforme du site du prestataire.

Déléguer son travail à un VA

Nombre de catégories de personnes ont recours aux services d’un assistant virtuel dédié. On retrouve des écrivains, auteurs, chefs d’entreprise, conférenciers, coachs personnels, entrepreneurs. Les besoins sont multiples en matière d’assistance à distance. Les entreprises ayant un besoin ponctuel de ressource, les projets en développement ou encore les entreprises ne disposant pas de budget pour embaucher. Recruter ou superviser un assistant virtuel dédié est la solution ! Cela permet par exemple de déléguer la programmation et la diffusion de posts sur les réseaux sociaux, de mettre en forme et de diffuser la newsletter ou des articles de blog, de gérer son agenda et ses emails et de déléguer le suivi administratif (compatibilité, facturation, contrat, recouvrement).

Recruter ou superviser un assistant virtuel dédié est économique. Le client paie le montant du projet et n’engage aucune dépense de comptabilité. Le VA peut remplacer momentanément un membre d’une équipe parti en congé. L’assistant virtuel dédié travaille à distance, le client n’a donc pas besoin d’investir en équipements (ordinateur, meuble de bureau, local). Les VA travaillent suivant des horaires flexibles. L’assistant virtuel travaille sans besoin de supervision, cependant pour une équipe de plusieurs VA, il est possible de recruter de la même façon un responsable afin de superviser un assistant virtuel dédié par petit projet.

Superviser un assistant virtuel pour garantir un service de qualité

Bien que le VA soit efficace, il a ses propres limites, superviser un assistant virtuel est une double assurance. A cet effet, les sociétés prestataires de services d’assistants à distance proposent des encadreurs. Ils élaborent avec les clients (par des briefings) un template standard, un document modèle de base à remplir par le VA dans la réalisation des tâches récurrentes. Le superviseur parle couramment la langue du client et transmet clairement les consignes de celui-ci aux équipes de VA. Pour un travail collaboratif avec un VA indépendant, il existe une multitude d’outils bureautiques. On retrouve ainsi Google Drive ou Dropbox offrant la possibilité de travailler et de synchroniser les mêmes fichiers.